Intégration des fournisseurs chez EMEA

Intégration et formation des fournisseurs

ADM est toujours à la recherche de fournisseurs chefs de file avec qui faire affaire. Si vous souhaitez devenir un fournisseur approuvé d’ADM, veuillez consulter la page Approvisionnement stratégique pour en savoir plus.

Nous sommes ravis d’annoncer qu’ADM a mis en place un nouveau processus efficace pour les achats indirects, activé par Coupa, qui vous permet de recevoir des commandes et faire le suivi des factures en ligne. ADM est en ligne sur Coupa et travaille activement à déployer davantage cet outil dans ses autres régions du monde. Grâce à ce nouveau processus et à cette nouvelle technologie, vous n’aurez plus besoin d’appeler pour vérifier le paiement des factures et le règlement devrait s’effectuer plus vite. Notre objectif est de faire adopter ce nouveau processus et cette nouvelle technologie par tous les fournisseurs ADM admissibles, et ce, sans frais pour les fournisseurs.

La version la plus récente de Coupa offre deux fonctionnalités principales : Gestion des renseignements des fournisseurs Coupa (SIM) et « Procure-to-Pay » (P2P).

• SIM vous permet de réviser et de mettre à jour vos renseignements de fournisseur, y compris les instructions de paiement, vos coordonnées et les détails fiscaux.
• P2P facilite les achats pour les employés d’ADM selon les politiques d’approvisionnement et permet aux fournisseurs de soumettre leurs factures en ligne et d’être payés à temps.

Qu’est-ce que Coupa et quelle est son utilité?

Coupa, c’est un système de gestion des approvisionnements infonuagique qui vous permet de faire affaire et de communiquer avec ADM en toute simplicité. Le système propose également une vaste gamme d’avantages aux fournisseurs d’ADM :

• Gratuit pour les fournisseurs
• Automatisation
• Délai de paiement plus court
• Suivi en temps réel des bons de commande et des factures
• Disponible sur tous les appareils
• Catalogues permettant d’accroître les volumes d’achats
• Capacités de gestion de l’information

Utilisation du SIM Coupa :

Seuls les utilisateurs ADM peuvent ajouter des fournisseurs et mettre à jour leurs informations dans Coupa SIM, mais les fournisseurs peuvent mettre à jour leurs coordonnées dans leur compte sur le portail des fournisseurs Coupa.

Une mise à jour peut être demandée pour diverses raisons, notamment :

Renseignements bancaires (nouveaux ou mis à jour)	Lorsque vous saisissez ou mettez à jour vos renseignements bancaires, assurez-vous de remplir tous les champs obligatoires.
Mise à jour du nom ou des renseignements d’identification fiscale	Assurez-vous de saisir votre ou vos numéros de TPS/TVQ/TVH.
Demande de nouveau fournisseur pour une orientation complète	Assurez-vous de joindre tous les documents de dépôt direct exigés.

Le formulaire des demandes SIM comporte un champ « Commentaires ». Veuillez consulter le champ « Commentaires » pour connaître les mises à jour demandées par l’utilisateur ADM.

Méthodes d’activation du P2P :

• La méthode de courriel/SAN de Coupa permet aux fournisseurs de recevoir leurs bons de commande par voie électronique et de transformer un bon de commande en facture, directement depuis leur courriel. Aucune configuration technique n’est nécessaire. Si vous devez mettre à jour votre adresse courriel pour la transmission des bons de commande, communiquez avec CoupaEMEAI@adm.com.
• Le portail Fournisseurs de Coupa (CSP) permet aux fournisseurs de gérer leurs commandes et leurs factures depuis un portail en ligne. Les bons de commande et les factures sont transmis par voie électronique par le CSP, et la facture peut être générée directement à partir du bon de commande. Le CSP permet de voir l’ensemble des commandes et des factures à l’aide d’un seul compte pour plusieurs clients. Si vous n’avez pas de compte sur le portail des fournisseurs Coupa, il vous suffit de vous enregistrer en cliquant ici.

Fonctionnalités	Notifications actives pour les fournisseurs Service courriel fournisseur SAN	Portail des fournisseurs Coupa CSP
Gratuit pour tous les fournisseurs	x	x
Configuration technique simple	x	x
Réception des bons de commande par voie électronique	x	x
Création d’une facture depuis un bon de commande	x	x
Gestion de toutes les commandes et factures		x
Affichage de l’état du paiement		x
Gestion de plusieurs clients et réception de notifications dans un seul portail centralisé		x

Lignes directrices importantes relativement aux factures :

• Les factures doivent être envoyées une à la fois. Nous ne pouvons pas traiter plus d’une facture par envoi.
• Les numéros de facture sont limités à 17 caractères et peuvent contenir seulement des lettres, des chiffres, des espaces et des caractères spéciaux.

Outils pour fournisseurs

• Le portail pour les fournisseurs Coupa est un portail de formation et de ressources pour les fournisseurs qui offre une multitude de contenus d’apprentissage et de références.

Soutien

ADM souhaite vous offrir un maximum de ressources de formation et de soutien pour réussir votre transition vers Coupa. Veuillez communiquer avec l’équipe chargée d’aider les fournisseurs pour toute question sur les méthodes de soutien et sur les réseaux d’achat à : ADMCoupa@adm.com.